Il programma consente di convertire i dati di Contabilità Analitica (analitici, commesse, centri di costo e di ricavo) contenuti nell’archivio di Prima Nota in assenza del modulo di Controllo di Gestione, trasformandoli in movimenti di Contabilità Analitica legati alle registrazioni di Prima Nota dopo l’attivazione del modulo, utilizzando però le nuove anagrafiche.

Il programma deve essere eseguito in mono-utenza e singolarmente per ogni azienda che si vuole convertire.

Può essere eseguito SOLO UNA VOLTA per azienda e il processo è IRREVERSIBILE (non è possibile tornare alla situazione precedente la conversione se non ripristinando gli archivi e disattivando il Controllo di Gestione).

Per questo motivo prima dell’elaborazione è necessario eseguire le copie di sicurezza degli archivi:

Viene poi richiesto l’inserimento obbligatorio di una commessa di default (il cui uso è spiegato in seguito):

Sul campo sono attivi i tre usuali tipi di ricerca.

SEQUENZA OPERATIVA

• copia di backup della cartella “dati”;
• attivazione del Controllo di Gestione;
• creazione della struttura degli Analitici e delle nuove anagrafiche di Analitici, Commesse e Aree (in questa fase i nuovi codici possono essere indifferentemente uguali a quelli usati in precedenza oppure diversi); questa operazione crea anche i nuovi files degli Analitici “cdgananl*.xxx”;
• eventuale modifica dei valori di default dell’indicatore “Contr.gest.” nella tabella “Aut. causali contabili” in base alle esigenze aziendali;
• creazione nella cartella “dati \ xxx” di tre file di testo di trascodifica denominati “analitico.xxx.txt”, “commessa.xxx.txt”, “area.xxx.txt”; in ciascuno di essi è necessario inserire la nuova codifica di ogni vecchio codice nella forma:

vecchio codice,nuovo codice

utilizzando la virgola come separatore;

• esecuzione del programma “Conv. dati contabilità analitica” (menu Aziende / Controllo di gestione / Servizi);
• esecuzione del programma “Riorganizzazione archivi” (menu Servizi), che esamina la situazione dopo la conversione e segnala eventuali incongruenze riscontrate (vedi NOTA BENE alla fine del paragrafo).

CONTROLLI

Prima di tutto il programma verifica l’esistenza dei files di testo di trascodifica:

• “commessa.xxx.txt” e “area.xxx.txt” possono anche non esistere, se nei vecchi dati di Contabilità Analitica non sono stati mai inseriti né commesse né centri; in tal caso viene data segnalazione ma l’elaborazione continua;
• invece l’elaborazione non viene effettuata se “analitico.xxx.txt” non esiste oppure se è vuoto.

Successivamente il programma controlla che TUTTI I NUOVI CODICI inseriti nei tre file di trascodifica siano presenti nelle anagrafiche di Controllo di Gestione; in particolare, gli Analitici devono essere sempre elementi di ultimo livello, cioè codici a 9 caratteri, e devono avere sempre qualità “V”, se Economici; se l’Analitico inserito nel file non è codificato in anagrafica oppure se non è di ultimo livello oppure se è di tipo Economico ma non ha qualità “V”, l’elaborazione non viene effettuata:

Terminata la fase di controllo dei tre file di trascodifica, il programma passa all’esame dei dati di Contabilità Analitica contenuti nell’archivio di Prima Nota.

In assenza del modulo di Controllo di Gestione (in cui è sempre presente la data di competenza completa), nei dati di contabilità analitica come “competenza” è possibile inserire solo l’anno, facoltativo; quindi possono verificarsi tre casi:

• anno non presente: come data di competenza viene assunta la data della registrazione di Prima Nota;
• anno uguale all’anno della data di registrazione: come data di competenza viene assunta la data della registrazione di Prima Nota;
• anno diverso dall’anno della data di registrazione: come data di competenza viene assunto sempre il 1° Gennaio dell’anno presente nei dati di Contabilità Analitica.

Il valore dell’indicatore “Controllo di gestione” (S/N) e il Tipo Movimento vengono dedotti dalla tabella “Aut. causali contabili”, in base alla causale contabile presente nella registrazione di Prima Nota.

Il programma esamina poi la natura dei nuovi Analitici in relazione alla presenza o meno delle commesse nei dati di contabilità analitica:

• dati con vecchi analitici non presenti in “analitico.xxx.txt” o con nuovi analitici non presenti in anagrafica: non vengono generati movimenti di contabilità analitica associati alla registrazione di Prima Nota;
• dati con analitici con natura diretta (“VD”, “FD”, “RD”, “SF”, “SI”) ma senza commessa: vengono generati movimenti di contabilità analitica con la commessa di default;
• dati con analitici con natura non diretta e con commessa: vengono generati movimenti di contabilità analitica senza commessa;
• dati con vecchi codici commessa non presenti in “commessa.xxx.txt” o con nuovi codici commessa non presenti in anagrafica: se il nuovo Analitico ha natura diretta, vengono generati movimenti di contabilità analitica con la commessa di default; se il nuovo Analitico ha natura non diretta, vengono generati movimenti di contabilità analitica senza commessa;
• dati con vecchi codici centri non presenti in “area.xxx.txt” o con nuovi codici area non presenti in anagrafica: vengono generati movimenti di contabilità analitica senza area.

Il segno assegnato all’importo di ogni movimento di contabilità analitica generato è determinato in base alle stesse regole applicate nella fase di generazione movimenti da primanota (vedi “Immissione/revisione primanota nella sezione “Collegamenti con altri moduli” in questo manuale): esso dipende dalla combinazione “tipo di sottoconto / segno” presenti sulla riga di primanota.

Al termine dell’elaborazione viene visualizzato un report con il riepilogo delle azioni effettuate dal programma durante la conversione.

NOTA BENE: in Controllo di Gestione, ad una riga di una registrazione di Primanota di un certo tipo possono essere associati solo movimenti di contabilità analitica dello stesso tipo (oppure di tipo neutro); poiché invece nei vecchi analitici non esiste il concetto di tipo (C=Costo, R=Ricavo, ecc), lo stesso analitico può essere indifferentemente associato a righe di registrazioni di Primanota di tipo diverso (di costo, di ricavo, di attività, di passività).

Il programma non controlla questo caso e converte comunque, per cui al termine dell’elaborazione si potrebbe ad esempio trovare una riga di una registrazione di Primanota di RICAVO cui sono associati movimenti di contabilità analitica di COSTO, o viceversa.

Questa situazione di errore viene evidenziata dalla successiva “Riorganizzazione archivi”, che segnala "Incongruenza di Tipo tra Analitico e Coge" senza effettuare nessuna azione correttiva (che dovrà quindi essere eseguita manualmente) oppure dal programma “Controllo Co.An. Co.Ge.” (errore di “TIPO”).